Google Workspaceを使いこなそう ～Part.2～ 現役WEBクリエイターが仕事で使っている便利機能を紹介！

木の葉も色づきはじめ、だんだんと冬に近づいてきました。冬といえば、筆者はスキーに行くこともありますが、寒さは苦手です。コロナ禍においてなかなか外出ができない状況が続いたので、温泉など久しぶりに行ってみたいですね。この冬は、どうなるのでしょうか……

さて、本題に入りますが、前回Google Workspaceの概要と便利な機能の「ドキュメント」をご紹介しましたが、今回もその続きとして「スプレッドシート」「スライド」「フォーム」についてご紹介します。

便利な機能

スプレッドシート

データ検索

スプレッドシートにデータを入力し、ウィンドウ右下のボタンをクリックすると、最適なグラフスタイルを自動的に選んでくれて、そのまま挿入することができます。
自身で選択して作成したい場合は、挿入＞グラフ で行うことができますが、上記の方法だと手間も省けて楽になります。

フォームとの連携

挿入＞フォーム でシートと同じ名前のフォームが新規作成されます。スプレッドシート上には結果をまとめたシートが作成され、リアルタイムに回答結果一覧を見ることができます。

スライド

画像の挿入

挿入＞画像＞ウェブを検索 でドキュメントと同じようにgoogle画像検索の中から、画像を挿入することができます。

データ検索

ドキュメントと同様の機能ですが、右下のボタンを押すとこちらはレイアウトの提案をしてくれます。また、ツール＞データ検索 で検索結果を挿入することもできます。

Q&A機能

面白い機能として、プレゼンテーション中にリアルタイムに質問を受けることができます。
例えば、発表者があるスライドを表示中、閲覧者は内容について質問をテキストで送ることができます。
質問したい場合は、画面上部に表示されたURLからリンクを開き質問を送信します。

フォーム

回答の確認

スプレッドシートからフォームを作成する機能をご紹介しましたが、フォームで作成した場合の回答結果は、デフォルト設定では「回答」タブより確認するようになっています。
これをスプレッドシートで管理したい場合は、右上のアイコンをクリックすることで同じ名前のシートが作成されます。
また、スプレッドシートとの連携を解除することもできます。

HTMLへの埋め込み

フォーム作成後、「送信」ボタンをクリックし、開いたウィンドウ内の「＜＞」のアイコンをクリックすると、埋め込み用のHTMLタグが表示されます。これをコピーして使用すればOKです。HTMLに埋め込んだ際のフォームデザインについては、フォームを作成するときにある程度ページ全体をイメージし、埋め込んだ後にCSSでカスタマイズをするようにします。

テストモード

設問１つずつに点数を付けて、シンプルなテストフォームを作成することができます。研修や意識調査などで満足度や要望の度合いを聞く際、回答に点数を付けてデータを管理したい場合に便利です。

ビジネスユース以外での活用

基本的なサービスは同じですが、学校など教育機関で使用することに適したグループウェア「Google Workspace for Education（旧G suite for Education）」もあります。

これはオンライン授業など学習の場で活用できるように効率化されており、教員と生徒がよりセキュアな環境で安心して取り組めるように整備されているサービスです。なかでも代表的な機能「Google Classroom」は生徒とのコミュニケーションに適しており、クラス毎の連絡や課題提出などをGoogleの他ツールと連携しシームレスに使用することができます。
また教員側は、課題作成からデータ管理まで簡単に行うことができます。

拡張機能について

これまでツールで使える機能をご紹介してきましたが、用途に合わせてさらに使いやすくするための「拡張機能」があります。
アドオン＞アドオンを取得 で拡張機能をキーワードで検索しインストールすることができます。そんな便利な拡張機能を、いくつかご紹介します。

Google Analytics

Google Analyticsを使用している場合、スプレッドシートと連携して簡単にレポートを作成することができます。
Google Workspace Marketplace

ガントチャート ジェネレーター

タスクや進捗の管理を行う場合にガントチャートを作成しますが、この拡張機能はそのテンプレートを使用して工数計算やガントチャートのバーを自動で作成してくれます。
Google Workspace Marketplace

Template Gallery for Docs

Template Gallery for Sheets

請求書や納品書など、それぞれのフォーマットでテンプレートを使用し簡単に作成することができます。
Google Workspace Marketplace - ドキュメント用
Google Workspace Marketplace - スプレッドシート用

Lucidchart

フローチャートの作成で使用するさまざまな図形が用意されており、ドキュメントやスプレッドシートなどいくつかのフォーマットで使用することができます。
Google Workspace Marketplace

eSignature Legacy（有料）

有料の拡張機能になりますが、ドキュメントではんこが押せるようになります。
Google Workspace Marketplace

Yet Another Mail Merge for Gmail（有料）

スプレッドシートを利用して、リスト化したメールアドレスにBccを利用せずにGmailで一斉送信ができるものです。また開封状況も見ることができます。
Google Workspace Marketplace

まとめ

コロナ禍においてデジタルトランスフォーメーションが進み、今やオンラインサービスなしでは成り立たないくらいに生活様式が変化しました。気がついたらビジネスシーンや教育現場で、今回ご紹介したGoogleのサービスを使用することが本当に多くなりました。ひと昔前まではツール使用料がかかることが当たり前でしたが、オンラインでしかも無料で使用できるサービスが今や標準のプラットホームになりつつあります。

便利になる一方でネットに依存してしまったり、セキュリティに対する考えが未熟なことで犯罪に巻き込まれたりするケースが多くなっていると耳にします。どんなに便利なものでも必ず落とし穴はあるものです。メリット・デメリットを理解した上で個々がITリテラシーを高めていく必要があるでしょう。

これからもさまざまな新しいサービスが生まれると思いますが、ツールやサービスに自身が溺れないよう選択できる賢さを身に付け、柔軟に対応できるよう心がけていきましょう。

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株式会社デジタルスケープ
デザイン&デベロップメントスタジオ
高杉 充

2005年よりWEB業界に入り、未経験ながらOJTで１年ほど数社のサイト更新を経験した後、以降はグローバルメーカーやWEB証券会社のサイト運用など大手から中小企業まで様々な案件にWEBコーダー・フロントエンドエンジニアとして携わる。現在は、フロントエンドエンジニア・ディレクターとして、サイトリニューアルやお客様先常駐案件などの提案から制作・運用までを担当。
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