脱残業!知っておきたい仕事を早く片付けるコツ

脱残業!知っておきたい仕事を早く片付けるコツ

残業ばかりでプライペートの時間がない。家族や友達とも過ごしたいのに、残業があるから帰りは終電…。そんな残業砂漠に陥っている方必読!仕事の進め方を少し見直すだけで残業を減らすことができるのです。脱残業するための簡単なコツを教えます。

脱残業には、まずコレ!

目についたものから取り組んでしまうとあれもこれもと追われて仕事が滞ってしまい、残業するはめになることがあります。一日の始まりに、こなさなければいけない業務をざっとメモに書き出して優先順位をつけてみましょう。この癖こそが残業回避のコツです。大切なことを後回しにして残業が増えるということが防げます。

STEP1:仕事をメモに書き出す

順序や仕事のボリュームは気にせずに、まずは書き出してください。ざっくりメモしたあと、付随する仕事もできるだけ書き出してみてください。前日に、明日やることを書き出しておくのもアリです。いっそ殴り書きでも構いません。

STEP2:番号をふって業務に優先順位をつける

優先度の高い仕事、急ぎの業務などから片付けていくと余裕が出てくるので、残業が少なくなります。頭の中で優先順位を付けることは難しいので、書き出した仕事に優先度の高い順に番号をふっていくのがポイントです。そうすると今何から急ぎでやらないといけないのか、目に見えてわかります。一仕事終えるごとに、取り消し線など引いて終わったと一目瞭然でわかるようにすると、モチベーションもあがります。

STEP3:作業する時間帯を調整

考えることが必要であるなど時間がかかりそうな作業は、電話などが少ない落ち着いて仕事ができる時間帯に入れるようにし、短時間で出来そうなものは来客や電話が多い時間帯でもよい、という具合に調整してみましょう。

脱残業には、まずコレ!

 

残業を免れるための情報共有!

ふと周りを見渡すと、いつも自分だけが残業していたりしませんか?
いくらスケジュールをきちんと立てようとしても、仕事量が多すぎては残業が減ることはありません。自分一人だけ残業が多いという場合は、他の人と仕事を分担し、一人で抱え込む仕事を減らしていきましょう。

「自分が出社しないとできない仕事」というのも、残業が必要ないように極力なくしていきましょう。自分にしかできないことだと感じていることも、マニュアルさえあれば他の人でもできる場合があります。手順を画面キャプチャしておくだけでも、他の人が対応しやすくなります

お客様などへの対応についてもきちんと記録を残しておき、職場全員で共有しておけば、自分が不在の場合も安心です。 資料を見れば必要に応じて他の人が対応できる、という環境作りを部署全体で行うようにしましょう。残業回避するだけではなく、業務をスムーズに進めることや教育訓練にも役立つことになります。

残業を免れるための情報共有!

 

残業回避の得策!余裕を持つ。

納期に余裕がある仕事はどうしても後回しにしてしまいがちですが、その間に急きょ取り組まなければならない仕事が発生すると、先送りにした仕事の締切日が近づいてきて結果的に残業してしまうことがあります。よくこのような状況で残業している場合は、本当の締切の前に自分の中での締切を設けてみましょう。
仕事量が多いわけではないのに残業してしまっている方は、ぜひ実践してみてください。

いくつかの段階に分けられる仕事であれば、それぞれの段階で締切を設定すると作業の進捗をつかみやすくなります。そうして締切前に余裕を持って仕事をこなしていくと、当日中に仕上げなければならない仕事が減り残業を免れます。

納期までに数日の余裕ができれば、もしうまくいかない場合や修正が必要な場合であっても対応することが可能になります。上司に確認してもらい、修正することでより高度なレベルの仕事を仕上げることもできる可能性があります。自身の評価をあげる好機も作れます。

残業回避の得策!余裕を持つ。

 

目からうろこ、仕事後の予定で残業知らず!

自分の仕事が終わっていても、同僚が仕事をしているとそれに付き合わなければならないと感じることがあります。帰りづらいからといってだらだら残業しているのは、印象もよくありません。そのようなとき「仕事後の予定」を入れておくことが、無駄な残業をしないために効果的です。

スキルアップのため英会話や資格の教室に通うなど、仕事につながりやすいものの方が周囲の理解が得やすいです。将来の収入アップにつながるかもしれませんし、趣味から人脈が広がり、人生の楽しさをより大きくしてくれることもあります。そういった部分に時間を投資していくことも社会人として必要なことといえるでしょう。

スキルが身に付くことで仕事をより効率的にこなしていくということも可能になります。こうした形で自分磨きのスケジュールを前もって入れると、自分自身もその時間に間に合わせようとして仕事を早めに進めていく意識が生まれます。遊びや趣味の予定ももちろん必要です。残業しないために仕事を効率的に片付けて、定時後の時間を自分のために使いましょう。

目からうろこ、仕事後の予定で残業知らず!

 

まとめ

仕事の進め方を少し見直すだけで残業を減らすことができるかもしれません。必要のない仕事をしていたり、効率の悪い形で仕事をし残業してしまっていると、時間ばかりかかって成果が上がらないことがあります。仕事の評価は時間ではなく、成果で評価されます。やるべきことをしっかり片付けたうえで、空いた時間を自分のために使いましょう。


転職キャリアLab ブログ編集部

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