Googleカレンダーが超有能すぎる!グループで共有する活用術

カレンダーイメージ画像

Googleカレンダーは、パソコンやスマホで使える無料のクラウドサービス。充実した機能と使いやすいインターフェースで、個人のスケジュール管理からグループで作業を進めるための日程調整などが効率よく進めることができる便利なサービスです。

ビジネスもプライベートもGoogleカレンダーにお任せ!

GoogleカレンダーはGoogleが提供するクラウドサービスのひとつで、無料で使うことができるスケジュール管理ツールです。使用するには、Googleアカウントが必要になります。

Googleカレンダーは、インターネットにアクセスできる環境であれば、パソコンやタブレット、スマートフォンなどの端末からもアクセスすることができます。外出先や会議中でも予定を確認したり、追加したり、変更したりすることができるので、ビジネスシーンで効率的に利用すれば大変役立つ便利なサービスです。

Googleカレンダーは、複数のカレンダーを作成することができます。たとえば、プライベートと仕事、さらにはプロジェクト毎など、細かく用途に合わせて作成することが可能です。
作成したカレンダーは、マイカレンダーのチェックボックスで簡単に表示・非表示の切り替えもでき、スケジュールの重なりを確認して調整することが可能になります。

外出先や会議中に予定を確認する人

 

GmailでGoogleカレンダーの予定を作成できる

Googleカレンダーの便利な機能の一つに、Gmailとの連携があります。

例えば、仕事上で会議日程の調整メールが相手からGmailに届いた場合、Gmailのプルダウンメニューから「予定を作成」を選択することで、Googleカレンダーに予定を追加することができます。

さらにGoogleカレンダーには、食事や宿泊の予約メールや、コンサートなどのイベントのチケット予約のメールが送られてくると、自動的にGoogleカレンダーに追加してくれる機能もあります。通知機能も設定しておけば予定を忘れることはありませんね。

GmailでGoogleカレンダーの予定を作成

 

Googleカレンダーでプロジェクトチームのスケジュール調整・管理も簡単に!

さらにGoogleカレンダーでは、Googleアカウントを持っている他の人とスケジュールを同期してお互いに共有することもできます。

チームを組んでプロジェクトを立ち上げるような場合でも、お互いの日程をGoogleカレンダーで共有することで、プロジェクトに参加しているメンバーのスケジュール確認ができるため、ミーティングや会議などのスケジュール調整がしやすくなります。

また、Googleカレンダーの予定に新しい人を追加したい時は、「ゲストを追加」欄が表示されるので、追加したい相手のメールアドレスを登録すれば簡単に招待することができます。

招待メールを受け取った相手も、「はい」、「いいえ」、「未定」をクリックするだけで返信が完了するため、手間もかからず便利です。

Googleカレンダーでプロジェクトチームのメンバーを管理

 

プライベートの時間を自動的に調整する「ゴール」機能

2016年4月に行われたGoogleカレンダーのアップデートで追加された「ゴール」機能は、プライベートでも便利に使える機能です。
(※なお現在はスマホ用のみで使える機能で、webブラウザで使うことはできません。<2016年11月22日現在>)

例えば、自己啓発やスキルアップのため、“1日1時間ほど読書の時間を作りたい”、ダイエットや健康の維持を目的に、“週に何回かマラソンやジム・トレーニングの時間を設けたい”など、目標を達成するためのサポート機能として大変便利です。

こういった読書や運動などのプライベートな時間を確保したいという目標(ゴール)を設定し、その目標達成のためにどれだけ時間を費やせるのかを選択することで、Googleカレンダーが自動的にスケジュールを設定してくれます。

この機能の優れているところは、設定した日程であっても急なミーティングなど優先的に行わなければならないイベントが重なってしまった場合には、自動的に別の時間にゴール設定し直してくれる点です。
これで、「仕事が忙しくてできなかった・・・(汗)」ということも解消され、3日坊主にならずにすみますね。

「ゴール」機能を利用して運動する人

 

まとめ

Googleカレンダーは、直感的な操作ができ、機能も充実したとても使いやすいスケジュール管理ツールといえます。
仕事上のスケジュールを自分で管理するのに利用することはもちろん、大規模なプロジェクトを進める時など、プロジェクトチームのメンバーで利用することにより効率的なスケジュール管理に活用することもできます。
利便性の高いツールですが、クラウドサービスの怖さでもある情報の漏洩は、気をつけたいところ。パスワードを定期的に変更するなどのセキュリティ対策は万全を期しておきましょう。


転職キャリアLab ブログ編集部

トップへ戻る

マイページログイン

デジタルスケープに登録する